Почему сотрудники не выполняют 60% задач в компании и как мы внедряли задачи битрикс24

По данным Asana и McKinsey, от 50% до 60% рабочих задач теряются, срываются или выполняются с задержкой — не из-за лени сотрудников, а из-за отсутствия понятного процесса и единой системы управления

Как мы поняли, что у нас та же проблема

Некоторое время назад мы в SOK честно признались себе: часть задач у нас просто испаряется. Что-то забывается в переписках, что-то теряется между «потом гляну» и «скинь в личку», что-то превращается в бесконечное «надо бы». Мы решили разобраться, почему это происходит не только у клиентов, но и у нас самих. Тогда, в доковидные времена, работа с командой была в основном оффлайн. Проще в офисе подойти и сказать, объяснить, что надо сделать, продублировать в чат максимум, чем писать где-то подробно, что именно нужно.

Устная прямая речь всегда приятнее и удобнее. Но есть нюанс!

Проблема №1: как говорил классик, «то, что не записано — забыто», а по законам Мёрфи — если что-то можно забыть, то это обязательно случится. Так что идём и фиксируем куда-нибудь текстом, например в мессенджер.

И тут появляется проблема №2: если задач больше чем три, то в мессенджере всё превращается в неуправляемый хаос, в котором что-то найти — уже серьёзное усилие. Комментарии, история, статусы — очень сложно жить только в чатах.

Поиск инструмента

Что делать? Ну, мы же айтишники — идём и пробуем модные таск-менеджеры.

При этом у нас уже был Битрикс24, и мы даже пробовали пользоваться задачником, но с первого раза он нам не зашёл, и мы оставались в чатах. Тогда интерфейс был визуально тяжеловат, канбана не было, всё пестрило и вызывало ощущение, что система слишком «шумная».

И вот очередь модных таск-менеджеров. Начали, как многие, с Trello. Сначала всё казалось приятно лёгким: доски, карточки, перемещаешь их — красота. Но очень быстро Trello стал упираться в собственный потолок. Нам не хватало нормальных ролей, статусов с логикой, полей, где можно хранить сервисную информацию, и элементарного контроля сроков. Карточки жили своей жизнью, а процессы — своей.

Notion мы тоже пробовали, но немного устали от него: это не таск-менеджер, а конструктор таск-менеджеров. Чтобы настроить нормальный процесс, нужно собирать базы, статусы, формулы и представления — увлекательно для архитектора, но тяжело для команды, которой нужно работать, а не проектировать инструмент.

Возвращение к Битрикс24: что изменилось

В итоге мы развернулись в сторону Битрикс24. За это время произошли изменения и улучшения, в частности — в задачнике. Мы также поняли, что нам нужна связка задач со сделками, а сделками в Битриксе мы пользовались уже давно.

Все задачи — клиентские и внутренние — перевели на Битрикс24. Для связи со сделками хватило штатного механизма — он был не таким гибким, но нам этого было достаточно. Кстати, на конференции Битрикс24 в 2025 презентовали обновления, которые позволят более гибко связывать разные разделы друг с другом, в том числе задачник с CRM.

Ну и в целом — внедрение задачника Битрикс24 в нашу команду — это одно из самых лучших решений, оно существенно помогает навести порядок в операционке и голове. Были некоторые специфические хотелки, которых нет в штатном функционале, и мы планировали реализовать их через REST, но сейчас ждём выхода нового редактора бизнес-процессов Битрикс24, с помощью которого закроем ряд своих задач.

Что ещё полезного получили от задачника Битрикс24:

• Канбан-доски
• Чек-листы и подзадачи
• Роли и права по задачам
• Напоминания и автодедлайны
• История и переписка внутри задачи
• Шаблоны и регулярные задачи
• Делегирование и контроль статусов
• Интеграция с бизнес-процессами

А что для наших клиентов

Для клиентов мы много раз внедряли задачник. Вообще это один из топовых вариантов первого внедрения Битрикс24 в компанию. Чаще всего функционала задачника вполне хватает для бизнес-процессов компании. Однако нужно отметить, что его возможности зависят от тарифа Битрикс24.

Но в целом, даже на бесплатном тарифе можно пробовать пользоваться таск-менеджером Битрикс24. Мы считаем его одним из самых продвинутых инструментов в Битриксе, который качественно выделяется среди конкурентов — в том числе благодаря тому, что это важная часть экосистемы компании, к которой можно постепенно подключать другие сегменты: CRM, совместную работу, мессенджер (который уже встроен в задачи).

Попробовать бесплатно

Кстати, классную фишку презентовали в новом релизе: в чате Битрикс24 можно общаться голосовыми, и по итогу ИИ сам распознаёт текст сообщения, ставит задачу с чек-листами на нужного сотрудника, с описанием и всем, что нужно.

Что мы в итоге поняли

Задача не в том, чтобы заставлять людей быть «организованнее», а в том, чтобы дать им инструмент, который не подводит. Когда система держит контекст, сроки и договорённости, люди работают спокойнее и увереннее — и задачи намного чаще доходят до результата.

Подробнее про задачи и проекты битрикс24 здесь.